تشکیل پرونده مالیاتی یکی از کارهایی است که هر شخص حقیقی و حقوقی باید بعد از شروع فعالیت اقتصادی خود حتما انجام دهد. به همین دلیل بهتر است هر مودی با مراحل تشکیل پرونده، مدارک مورد نیاز، نحوه ثبت اطلاعات و الزامات مربوط به کارتخوان و درگاه پرداخت آشنایی داشته باشد تا هنگام ایجاد یک پرونده دچار مشکل نشود.
در این مقاله با ما همراه باشید تا بهصورت کامل بررسی کنیم که پرونده مالیاتی چیست، چه افرادی باید برای تشکیل آن اقدام کنند، مراحل و مدارک مورد نیاز چیست و چه نکات کلیدی وجود دارد که باید به آن توجه کنید.
پرونده مالیاتی چیست؟
پرونده مالیاتی مجموعهای از اطلاعات هویتی، شغلی، محل فعالیت و اطلاعات اقتصادی یک مؤدی است که در سامانههای سازمان امور مالیاتی ثبت و نگهداری میشود. هر شخص حقیقی یا حقوقی که مشمول تکالیف مالیاتی باشد، باید متناسب با نوع فعالیت خود نسبت به ثبتنام و تشکیل پرونده مالیاتی اقدام کند.
پرونده مالیاتی به سازمان امور مالیاتی امکان میدهد اطلاعات مربوط به فعالیت اقتصادی مؤدی را ثبت و بررسی کند و در مقابل، مؤدی نیز میتواند از طریق پرونده خود بسیاری از امور و تکالیف مالیاتی را پیگیری کند.
چرا باید پرونده مالیاتی تشکیل دهیم؟
تشکیل پرونده صرفا یک وظیفه مالیاتی نیست، بلکه یکی از اقدامات لازم برای ادامه فعالیت قانونی بسیاری از کسبوکارهاست. نداشتن پرونده یا ناقص بودن اطلاعات پرونده میتواند در انجام برخی امور مالی و تجاری مشکل ایجاد کند.
از مهمترین دلایل تشکیل پرونده مالیاتی میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- انجام تکالیف قانونی مالیاتی
- ثبت رسمی اطلاعات فعالیت اقتصادی
- امکان انجام امور مالیاتی از طریق سامانههای مربوط
- تعیین تکلیف ابزارهای پرداخت مانند کارتخوان و درگاه پرداخت
- کاهش ریسک جرایم و مشکلات ناشی از عدم ثبتنام
- ایجاد سابقه مالیاتی برای فعالیت اقتصادی
چه افرادی باید پرونده مالیاتی تشکیل دهند؟
بهطور کلی، اشخاصی که دارای فعالیت اقتصادی مشمول مالیات هستند، باید متناسب با وضعیت خود در نظام مالیاتی ثبتنام کنند. مهمترین گروهها عبارتاند از:
- اشخاص حقیقی صاحب کسب و کار مثل مغازهداران، فروشندگان، تولیدکنندگان، پیمانکاران و ارائهدهندگان خدمات
- فریلنسرها و افراد دارای فعالیت شغلی مستقل، در صورتی که فعالیت آنها در چارچوب درآمدهای مشمول مالیات قرار بگیرد.
- پزشکان، وکلا، مهندسان، مشاوران و سایر صاحبان مشاغل حرفهای
- صاحبان فروشگاههای اینترنتی و کسبوکارهای آنلاین
- شرکتها و سایر اشخاص حقوقی مانند شرکتهای با مسئولیت محدود، سهامی خاص و سهامی عام
- اشخاصی که بهصورت مشارکتی فعالیت اقتصادی انجام میدهند و مشمول مقررات مالیاتی هستند.
- کسانی که صاحب یک ملک تجاری هستند.
- صاحبان کارتخوان و درگاه پرداخت که برای دریافت وجه از مشتریان از کارتخوان یا درگاه پرداخت استفاده میکنند، باید وضعیت مالیاتی ابزارهای پرداخت خود را تعیین و در صورت لزوم آن را به پرونده مالیاتی مربوط متصل کنند.
- فعالیتهای اقتصادی دارای مجوز
نکته مهم این است که داشتن پرونده مالیاتی لزوما به معنی پرداخت مالیات در همه شرایط نیست. ممکن است شخصی پرونده داشته باشد اما به دلیل معافیت قانونی یا شرایط خاص، مالیاتی برای او محاسبه نشود.
فرایند تشکیل پرونده مالیاتی چگونه است؟
تشکیل پرونده مالیاتی شامل ثبت اطلاعات فعالیت اقتصادی مودی در سامانه سازمان امور مالیاتی و تکمیل مراحل مربوط به ثبتنام است که به طور کلی 4 گام دارد. در صورت ناقص ماندن هر یک از این مراحل، امکان ارسال صورتحساب از مودی سلب خواهد شد.
اگر پرونده مالیاتی دارید کافیست وارد پرونده مالیاتی خود شوید و نیاز به تشکیل پرونده مجدد ندارید. حالا اگرنمیدانید چگونه وارد پرونده مالیات شوید یا رمز خود را فراموش کردید مقاله ورود به پرونده مالیاتی با کد ملی و توضیحات مرتبط ما را از دست ندهید.
اما اگرپرونده مالیاتی ندارید با توجه به حقیقی یا حقوقی بودن مؤدی و نوع فعالیت متفاوت باشد که در ادامه در مورد هر کدام به صورت جداگانه توضیح خواهیم داد.
مراحل و مدارک تشکیل پرونده مالیاتی برای اشخاص حقیقی و حقوقی
ابتدا با معرفی مدارک اشخاص حقیقی و مراحل تشکیل پرونده این مودیان که تقاضای بیشتری دارد، شروع میکنیم و در ادامه به شیوه ایجاد پرونده اشخاص حقوقی میپردازیم.
مراحل و مدارک تشکیل پرونده مالیاتی برای اشخاص حقیقی
یک شخص حقیقی ظرف مدت 4 ماه پس از تاریخ شروع فعالیت باید نسبت به تشکیل پرونده مالیاتی اقدام کند. این مودی میبایست با داشتن مدارک زیر و طبق مراحلی که گفته میشود، مراحل ثبت پرونده را تکمیل کند.
مدارک لازم برای اشخاص حقیقی
معمولا اطلاعات هویتی هر شخص حقیقی به صورت پیشفرض داخل سامانه مودیان ثبت شده است. اطلاعات و مدارکی که مورد نیاز است، عبارتند از:
- اطلاعات محل سکونت و محل فعالیت مثل آدرس، کد پستی، تلفن و…
- اطلاعات مربوط به نوع فعالیت اقتصادی مثل پروانه کسب و…
- اطلاعات حسابهای مرتبط با فعالیت
مراحل تشکیل پرونده حقیقی
4 مرحله ایجاد پرونده حقیقی به شرح زیر است:
گام اول-ورود به سامانه مودیان
ابتدا روی ورود از طریق دولت من (اشخاص حقیقی) کلیک کنید. با وارد کردن شماره همراه منطبق با کد ملی مودی، کد 5 رقمی که برایتان پیامک میشود را وارد کنید.
گام دوم-ایجاد پرونده مالیاتی
- تعهدنامه مبارزه با پولشویی رو تایید کنید.
- از قسمت پایین کادر “ایجاد پرونده مالیات بر درآمد جدید” را انتخاب کنید.
گام سوم-پیش ثبتنام اشخاص حقیقی
- اطلاعات پایه فعالیتتان مثل نوع و تاریخ شرع فعالیت، اتحادیه صنفی و… را تکمیل کنید.
- اقامتگاه قانونیتان را مشخص کنید.
- اینتاکدتان را ثبت کنید. یادتان باشد این مرحله مهمترین گام در فرایند تشکیل پرونده مالیاتی است و اینتاکد باید به درستی انتخاب شود.
- وضعیت مشمولیت ارزش افزودهتان را مشخص کنید.
- اطلاعات کد آیسیک را هم وارد کنید.
- شماره شبای یک حساب بانکیتان را وارد کنید.
گام چهارم-تأیید اطلاعات و گرفتن کد رهگیری
در آخر روی دکمه قرمز رنگ “تایید اطلاعات” و تایید اطلاعات و دریافت کد رهگیری” کلیک کنید. پرونده شما ظرف مدت 24 ساعت فعال میشود و میتوانید تکالیف مالیاتیتان را انجام دهید.
مراحل و مدارک تشکیل پرونده مالیاتی برای اشخاص حقوقی
یک شخص حقوقی مانند صاحب یک شرکت هم موظف است تا 2 ماه پس از تاریخ ثبت رسمی شرکت تشکیل پرونده مالیاتی دهد.
مدارک لازم برای اشخاص حقوقی
مدارک مورد نیاز با توجه به نوع شخصیت حقوقی و فعالیت شرکت متفاوت است، اما معمولا باید اطلاعاتی مانند موارد زیر ثبت و تکمیل شود:
- مدارک و اطلاعات ثبتی شرکت مثل روزنامه رسمی، اساسنامه و شرکتنامه
- تغییرات اخیر شرکت در روزنامه رسمی
- اطلاعات مدیران و صاحبان امضای مجاز و گواهی امضای آنها
- اطلاعات محل فعالیت مثل آدرس و کد پستی
- سند مالکیت یا اجارهنامه به نام شرکت و قبوض آب، برق و…
- اطلاعات مربوط به نوع فعالیت اقتصادی
- مجوزهای فعالیت و کارت بازرگانی شرکت، در صورت وجود
- اطلاعات حسابهای بانکی مرتبط با فعالیت، در صورت نیاز
مراحل تشکیل پرونده حقوقی
یک شخص حقوقی باید مراحل زیر را طی کند تا کد رهگیری ایجاد پرونده مالیاتی برای او صادر شود:
گام اول- ورود به سامانه مالیاتی
گام دوم-تکمیل اطلاعات هویتی و ثبتی شرکت
گام سوم-تکمیل و تأیید اطلاعات
مغایرتها و نواقص احتمالی را رفع و روی دکمه “تایید اطلاعات” کلیک کنید.
آیا برای اتصال به کارتخوان باید پرونده مالیاتی تشکیل دهیم؟
در مواردی که کارتخوان یا درگاه پرداخت برای فعالیت اقتصادی استفاده میشود، لازم است وضعیت مالیاتی آن مشخص باشد و در صورت الزام، به پرونده مالیاتی مربوط متصل شود.
نکته: اگر یک مؤدی چند کارتخوان یا درگاه پرداخت داشته باشد و برخی از آنها دیگر مورد استفاده نباشند، بهتر است وضعیت آنها بررسی و در صورت امکان نسبت به غیرفعالسازی یا تعیین تکلیف آنها اقدام شود.
این کار به کاهش مغایرتهای احتمالی میان اطلاعات ابزارهای پرداخت و پرونده مالیاتی کمک میکند. اگر در ارتباط با مالیات کارتخوان نیاز به اطلاعات دارید مقاله ما را از دست ندهید.
چگونه پرونده مالیاتی خود را میتوانم ببینم؟
برای مشاهده پرونده مالیاتی میتوانید به سامانه سازمان امور مالیاتی به آدرس My.tax.gov.ir مراجعه و اطلاعات کاربری مثل کد/ شناسه ملی، رمز عبور و کد امنیتی را وارد کنید.
روی “فهرست پروندههای مالیاتی” در سمت راست کلیک کنید تا وارد صفحه پروندههایتان شوید.
تشکیل پرونده برای افراد حقیقی و حقوقی چقدر طول میکشد؟
مدت زمان تشکیل پرونده مالیاتی به عواملی مانند کامل بودن مدارک، صحت اطلاعات، نوع فعالیت، حقیقی یا حقوقی بودن مؤدی و وجود یا نبود مغایرت بستگی دارد. اما معمولا 24 ساعت یا یک روز کاری پس از ثبت نهایی، پرونده برای به مودی ایجاد میشود و میتواند تکالیف مالیاتی را انجام دهد.
نکات کلیدی و تجربی در تشکیل پرونده مالیاتی
برای جلوگیری از خطا و دوبارهکاری، هنگام تشکیل پرونده مالیاتی به نکات زیر توجه کنید:
- اطلاعات کسب و کارتان را دقیق و مطابق مدارک وارد کنید.
- آدرس و اطلاعات محل فعالیت را بهدرستی ثبت کنید.
- نوع اینتاکد و کد آیسیک را با دقت انتخاب کنید. یادتان باشد در صورت انتخاب اینتاکد اشتباه، امکان ویرایش آن به صورت آنلاین وجود ندارد و باید با ارائه اسناد و مدارک توسط ممیزتان انجام شود که بسیار زمانبر است.
- وضعیت کارتخوانها و درگاههای پرداخت را هم بررسی کنید. سعی کنید شماره حسابی را به عنوان حساب تجاری انتخاب کنید که صرفا برای همین کسب و کار استفاده میشود.
- در صورت مشاهده مغایرت، اصلاح اطلاعات را به تعویق نیندازید.
- تغییرات مهم در اطلاعات شخص یا شرکت را در صورت لزوم در پرونده مالیاتی هم اعمال کنید.
عواقب و جرایم عدم تشکیل پرونده
عدم تشکیل پرونده مالیاتی در مواردی که مؤدی طبق قانون موظف به ثبتنام و انجام تکالیف مالیاتی است، میتواند باعث ایجاد مشکلات و جرایم مالیاتی شود.
البته صرف نداشتن پرونده مالیاتی به این معنا نیست که در همه موارد جریمهای با مبلغ ثابت و مشخص به مؤدی تعلق میگیرد؛ نوع تخلف، نوع فعالیت و تکلیف قانونی انجامنشده در میزان و نوع پیامد آن تأثیر دارد.
از مهمترین عواقب و مشکلاتی که ممکن است به خاطر تشکیل ندادن پرونده مالیاتی یا ناقص بودن اطلاعات آن ایجاد شود، میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- مواجه شدن با جرایم و محرومیتهای مالیاتی: در صورتی که مؤدی تکالیف قانونی مربوط به ثبتنام و اعلام اطلاعات را انجام ندهد، ممکن است مطابق مقررات مشمول جرایم مالیاتی شود. از طرفی هم معافیتها و مشوقهای مالیاتی را از دست بدهد.
- ایجاد مشکل در انجام تکالیف مالیاتی: نداشتن پرونده فعال میتواند انجام برخی امور مانند ارسال اظهارنامه عملکرد ، ثبت و پیگیری اطلاعات مالیاتی و سایر تکالیف مربوط به فعالیت اقتصادی را با مشکل مواجه کند.
- افزایش ریسک رسیدگی و مطالبه مالیات: زمانی که اطلاعات فعالیت اقتصادی مؤدی در نظام مالیاتی بهدرستی ثبت نشده باشد، ممکن است فرایند بررسی و رسیدگی مالیاتی با ابهام و مشکل بیشتری همراه شود.
- مشکل در استفاده از خدمات و فرایندهای مالیاتی: فعال نبودن پرونده ممکن است انجام برخی خدمات و فرایندهای مرتبط با سازمان امور مالیاتی را دشوار یا زمانبر کند.
خدمات تخصصی معتمد ما در زمینه تشکیل پرونده مالیاتی
در این مقاله تمام اطلاعاتی که لازم بود در مورد فرایند تشکیل یک پرونده مالیاتی بدانید را با شما به اشتراک گذاشتیم.
با این حال تشکیل این نوع پرونده نکات و جزئیاتی بهویژه در انتخاب اینتاکد دارد که ممکن است هر مودی به آنها دقت نکند و در انجامشان دچار اشتباه شود.
توصیه ما این است حتما این کار را به یک متخصص بسپارید.
شرکت معتمد اول معتمد ما در کنار خدمات متنوع مالیاتی که ارائه میدهد، در زمینه تشکیل و اصلاح پرونده مالیاتی هم فعالیت میکند. کافی است درخواست خودتان را از طریق کانال بله ثبت کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند. یا میتوانید مستقیما با ما تماس بگیرید و ثبت درخواست کنید.